18/06/2015 0 Comments Organização

Todos os motivos para contratar uma assessoria de eventos

Muitas noivas ainda tem dúvidas sobre a contratação de uma assessoria de eventos para o casamento. Elas que lutam diariamente com as tentações de tantos e tantos detalhes contra um orçamento apertado muitas vezes põe em cheque a presença desse profissional.

A grande maioria de mulheres que já casaram relata que realmente é indispensável. No final das contas, é um serviço até barato, se comparado aos gastos totais do casamento e a grande responsabilidade envolvida. Elas são sinônimos de tranquilidade! Imagina ter qualquer problema no grande dia, e ao invés de relaxar e se arrumar com tranquilidade, ter que correr para resolver! Sem chance!  Semana passada mesmo,  foi noticiado que em Brasília, o chef e os garçons abandonaram um casamento e a função sobrou para os padrinhos! Imagina só!

Os imprevistos sempre acontecem! Desde os de mais simples solução, até os que acabam com qualquer festa. Um fornecedor atrasou; os padrinhos não chegaram a tempo da cerimônia; a polícia apareceu por conta do barulho! Sim, rola de tudo! Em recente palestra da renomada assessoria paulistana Boutique de 3, as responsáveis contaram que passaram até pela ocorrência de um óbito durante um evento! E coube a elas contornar toda a situação!

E o mais interessante é que quando o trabalho é bem feito, os próprios noivos só tomam conhecimento do que aconteceu em um relatório pós-evento!

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Assessoria completa

A assessoria completa acompanha todos os preparativos do casamento. Desde de visitas a fornecedores e fechamentos de contrato até qualquer outro detalhe que for acordado. Já falei nesse post, sobre a importância de pesquisar a fundo cada empresa. Quando os noivos vão fechar algum contrato sozinhos, sempre surge aquela insegurança. Por não estarem habituados, eles acabam engolindo algumas promessas falsas e esquecendo de detalhes importantes. E nessa hora, a assessoria é sua melhor aliada. Por já ter um conhecimento prévio de muitos fornecedores e poder de barganha, podem garantir até mesmo descontos e condições especiais. Agora, se você tem facilidade, paciência e tempo para fechar tudo sozinha, talvez seja mais indicado o serviço da assessoria do dia.

Assessoria do dia

Ela é chamada assim, mas o trabalho vai muito além do dia do casamento. Nessa modalidade, o assessor já deve estar a postos cerca de um mês antes do evento. Cabe a ele, organizar todos os últimos detalhes e verificar se tudo está indo de acordo com o planejado. Veja uma ‘pequena’ lista de detalhes a serem resolvidos:

Organização do Evento:

  • Reunião com noivos e criação cronograma da cerimônia e recepção;
  • Análise dos contratos e reunião pré-evento com os fornecedores, confirmando todo o cronograma;
  • Acompanhamento das últimas reuniões, principalmente com Buffet e decorador;
  • Planejamento da cerimônia (cerimonial, cortejo, ensaios, etc.)
  • RSVP (um serviço extra, cobrado à parte, que pode ser por -email ou telefone);

Cerimônia:

  • Organização do cortejo de pais, padrinhos, noivo e pajens, de acordo com as regras de cerimonial e protocolo;
  • Preparação da noiva para a entrada na local da cerimônia;
  • Organização dos cumprimentos, quando houver.

Recepção:

  • Recepção de fornecedores, supervisionando a qualidade dos serviços prestados;
  • Acompanhamento na montagem e decoração, assim como as mesas de Buffet, doces, lembrancinhas, acessórios, etc.;
  • Atendimento a emergências, imprevistos e possíveis crises em relação aos convidados;
  • Supervisão das equipes de limpeza e segurança;
  • Reservar mesas de acordo com as preferências do casal;
  • Supervisionar as recepcionistas e ajudar a encaminhar os convidados às mesas;
  • Recepção e preparação dos noivas para sua entrada;
  • Coordenação do cronograma do evento, controlando a hora certa da sessão de fotos, brindes, corte do bolo, valsa, buquê, etc.;
  • Distribuição de adereços na pista de dança, brindes, lembrancinhas, bem casados, etc;
  • Controle do serviço do buffet, bartender durante toda a festa, avaliando a necessidade dos convidados;
  • Responsável por todos os itens pessoais dos noivos, assim como guardar véu, caderno de recados e qualquer outro item;
  • Contabilização de consumo de Buffet, rolhas, etc.;
  • Acompanhamento na desmontagem do evento;

Pós Evento:

  • Relatório pós evento: planilha com o consumo, número de convidados, etc.
  • Entrega de notas fiscais e todos os contratos referentes aos fornecedores.

 

Tá bom pra você? E, possivelmente, eu ainda esteja esquecendo algum detalhe! Por isso, invista nesse profissional. E como qualquer outro fornecedor, pesquise bastante e converse sobre todas as suas necessidades e desejos antes de fechar esse contrato. A noiva não deve esperar que eles façam detalhes além dos previamente acordados, por isso, a importância de um contrato bem esclarecido.

É importante também ter empatia e comunicação aberta e clara! Também em relação ao horário de atendimento. O profissional deve responder qualquer dúvida ou ansiedade, mas muitas vezes não poderá atendê-la o dia inteiro, todos os dias . Ligações de madrugada para conversar sobre novas ideias, não vale viu?

Outra dica que pode ajudar, é escolher profissionais, que além da experiência, sempre se atualizam em cursos e eventos da área. Porque são eles que vão, muitas vezes, te informar sobre tendências e novas opções do setor.

E finalizo com a parte mais incrível da história para mim. Não é incomum ver noivas criarem verdadeiros vínculos de amizade com seus assessores! Porque no final, todo o carinho e dedicação, durante essa jornada tão íntima e especial, pode ir além da relação contratado e contratante. ♥

[media-credit name=” O Casamento dos Meus Sonhos (Columbia Pictures)” align=”aligncenter” width=”600″][/media-credit]

Foto de capa: ‘WEDDING PLANNER MYSTERY’ (Hallmark Movie Channel Original World Premiere)